Târgurile europene de import-export – merită să investiți în prezența companiei dumneavoastră la aceste târguri?

În fiecare an, în primele luni ale anului, discutăm cu clienții noștri despre planurile lor financiare, dar și despre provocările din industria lor, previzibile sau mai puțin previzibile.

Anul acesta, mai mult decât oricând, managerii cu care am vorbit și-au exprimat îngrijorarea legată de dezvoltarea afacerii pe alte piețe decât cele curente. Până la apariția crizei globale de sănătate, un element critic al acestei dezvoltări îl reprezenta prezența fizică la expoziții și târguri internaționale de specialitate. În 2020 însă, târgurile au fost practic anulate din cauza restricțiilor de circulație și a celor privind organizarea de evenimente cu acces pentru publicul larg.

În 2021, târgurile și expozițiile de profil au fost influențate în continuare de lockdown-uri, iar puținele evenimente care au avut loc s-au desfășurat în condiții destul de restrictive atât pentru companii, cât și pentru public.

Pentru anul viitor însă, pe fondul identificării unor soluții globale mai eficiente în controlul pandemiei de coronavirus, managerii companiilor de import-export își reînnoiesc speranța găsirii unor noi oportunități de business prin intermediul relațiilor create în cadrul târgurilor și expozițiilor.

Articolul de față își propune să facă un sumar al avantajelor și dezavantajelor participării unei companii la evenimente internaționale, să analizeze costurile aferente și să ofere câteva repere europene și naționale managerilor care se pregătesc încă de acum pentru anul expozițional 2022.

Avantajele și dezavantajele participării la târguri

Companiile de import-export care doresc să se dezvolte și să intre pe piețele internaționale au la dispoziție mai multe modalități de găsire a unor parteneri de încredere, iar târgurile de profil reprezintă una dintre cele mai eficiente opțiuni. La baza deciziei de participare la un târg sau la o expoziție internațională pot sta mai multe argumente:

• Descoperirea unor niște noi pentru dezvoltarea de servicii sau distribuirea de produse;
• Găsirea unor noi parteneri sau investitori;
• Verificarea ofertei competiției;
• Aflarea ultimelor noutăți din industrie;
• Schimbul de informații sau de experiență cu ceilalți participanți;
• Identificarea trendurilor de dezvoltare pe nișe sau industrii;
• Stabilirea de contacte personale;
• Creșterea vizibilității companiei etc.

Orice companie are de câștigat de pe urma participării la târgurile de specialitate, atât timp cât respectă un set de reguli strategice:

• Târgul trebuie să fie ales în funcție de specificul afacerii (doar așa aveți șanse mai mari de identificare a unor parteneri sau piețe noi de desfacere);
• Participarea la târg trebuie să fie organizată în cel mai mic detaliu, din timp, astfel încât să beneficiați de o capitalizare maximă a contextului în care prezentați compania.

Dacă vă aflați la prima dumneavoastră experiență în cadrul unui eveniment internațional este bine să puneți în balanță atât aspectele pozitive, cât și pe cele mai puțin pozitive ale unui astfel de demers.

Principalele avantaje ale participării la târgurile de profil:

• Identificarea unor parteneri cu rol semnificativ în dezvoltarea companiei –aceasta este o bună oportunitate de a intra pe o piață nouă, de a vă lărgi gama de produse atunci când focusul companiei este importul sau de a crește calitatea portofoliului și, implicit, marjele comerciale;
• Creșterea vizibilității în mass-media și a vânzărilor soluțiilor pe care le oferiți – un parteneriat nou cu o companie de notorietate vă va ajuta să întăriți poziția propriei companii. De cele mai multe ori, asta conduce la o credibilitate crescută în fața partenerilor actuali, dar și la o stabilitate financiară mai mare;
• Identificarea unor piețe noi de desfacere – în vederea atingerii acestui obiectiv, este recomandată orientarea spre târgurile organizate de autorități oficiale sau de către camerele de comerț din state cu care nu ați dezvoltat până acum relații comerciale, pentru a avea minimum de garanție în potențiale noi relații;
• Identificarea unor surse de aprovizionare mai ieftine, menite să vă eficientizeze utilizarea bugetului de investiție.

Dezavantajele participării la târguri:

• Uneori, costurile ridicate nu reușesc să acopere un ROI util, nefiind justificate prin efectele produse (mai ales dacă vorbim de participarea la târguri în țări îndepărtate);
• Dificultăți în obținerea unui spațiu de expunere care să vă reprezinte corect compania (mai ales în cazul târgurilor de dimensiuni mari, cu renume, unde competiția pe spațiul de amplasare este acerbă);
• Dificultăți logistice (coordonarea activităților, transportul produselor în țara în care se organizează târgul, transportul și amplasarea materialelor de comunicare necesare etc.).

Ce costuri presupune participarea la un târg?

Costurile de participare la un târg de import-export reprezintă una dintre preocupările cheie ale companiilor, mai ales pentru afacerile mici sau mijlocii. O estimare exactă a costurilor este dificilă pentru că ele depind în general de tipul expoziției sau al târgului, de mărimea standului, amplasare și de mulți alți factori. Însă, iată ce elemente trebuie să luați în considerare dacă vreți să participați la un târg de specialitate și vreți să realizați o estimare de costuri înainte de a lua decizia finală:

• Costurile cu chiria standului și cu taxele de parcare;
• Costurile asociate transportului materialelor necesare pentru expoziție (în funcție de caz, trebuie să aveți în vedere atât transportul, cât și comisioanele vamale, asigurarea produselor, depozitarea lor etc.);
• Costurile asociate materialelor de promovare (online și offline): materiale publicitare (cataloage, alte materiale tipărite, vouchere etc.), invitații, cadouri pentru participanți, pungi etc.;
• Costuri cu personalul (trebuie să asigurați transportul și cazarea angajaților care se deplasează la târg). Chiar și când participați în calitate de manager, tot este necesar să vă asigurați că aceste costuri sunt rezonabile și că investiția aduce un beneficiu total valoros pentru compania dumneavoastră;
• Costuri cu echipamentele necesare: mobilier, proiector, obiecte de iluminat, computer, etc. (cum unele târguri oferă aceste echipamente gratuit, vă recomandăm să verificați cu organizatorii din timp ce este inclus în taxa de participare);
• Costuri cu standul: fotografii, signalistică, prezentări video, displayuri, produse de prezentare;
• Alte costuri: personal auxiliar (de exemplu, traducător la stand, hostess pentru stand), training pentru personal, consultanță.

Orice participare la târg trebuie pregătită în cel mai mic detaliu, din timp, întrucât organizarea contribuie într-un mod semnificativ la succesul participării. De la designul standului și alegerea persoanelor care vor reprezenta compania la târg până la costurile asociate, totul trebuie să fie pus la punct cu mult înainte de începerea târgului.

Contextul pandemic impune, încă, o serie de precauții și respectarea unor norme de securitate. Dacă vă pregătiți să fiți prezent cu compania dumneavoastră la un târg de specialitate, obțineți toate informațiile legate de accesul în spațiul expozițional, atât pentru dumneavoastră, cât și pentru potențialii clienți și includeți aceste informații în orice materiale de promovare a prezenței la târg.

Și pentru că vorbim despre evenimente internaționale, de cele mai multe ori veți fi nevoiți să faceți calcule și tranzacții în moneda țării în care este organizat evenimentul. De regulă, taxele de participare sau de organizare a unui stand sunt anunțate cu câteva luni înaintea evenimentului, ceea ce vă oferă ocazia să vă asigurați cel mai bun curs valutar pentru tranzacțiile aferente participării la eveniment.

Care sunt cele mai importante târguri organizate în următoarea perioadă?

Dacă v-ați propus ca în viitorul apropiat să participați la un târg european, alegeți cu atenție evenimentul. Înainte de a contacta organizatorul și de a vă exprima intenția de participare, răspundeți-vă la următoarele întrebări:

• Gama de servicii sau de produse oferite de companie se integrează în specificul târgului?
• Acest eveniment vă oferă oportunitatea de a ajunge la noi parteneri sau grupuri țintă?
• Care sunt costurile pe care le implică un astfel de târg și care sunt beneficiile potențiale ale participării?

Veți vedea cât de importante sunt aceste întrebări în momentul în care veți consulta lista cu târguri și evenimente organizate în perioada următoare în Europa. În lipsa acestor răspunsuri, decizia va fi destul de dificilă. Spre exemplu, în anul 2022, vor avea loc aproximativ 5.000 de târguri, cele mai multe în perioada septembrie-noiembrie 2022. Calendarul complet al tuturor târgurilor organizate în UE poate fi accesat aici.

Să nu uităm faptul că participarea la târguri internaționale în afara României presupune costuri destul de ridicate. Companiile de dimensiuni mici sau medii care nu au un buget atât de mare pentru astfel de evenimente se pot orienta către târgurile și expozițiile internaționale organizate în România.

În anul 2022 sunt deja stabilite următoarele evenimente pe teritoriul românesc:

• Fishing & Hunting Expo (Februarie, 2022);
• Ambient Expo (Martie, 2022);
• Mobila Expo (Martie, 2022);
• Gastro Pan (Septembrie, 2022);
• IndaGra (Octombrie, 2022);
• Expo Drink & Wine (Octombrie, 2022).

Aici veți găsi calendarul complet al tuturor evenimentelor planificate pentru anul viitor și informații utile care vă vor ajuta să vă dați seama ce târg vă aduce cea mai mare vizibilitate și cele mai mari avantaje.

Toate informațiile prezentate în articolul de astăzi vă oferă o nouă perspectivă asupra participării la târgurile internaționale și vă ajută să vă organizați mult mai bine pentru evenimentele din anul 2022. Iar dacă vă preocupă costurile, nu ezitați să contactați un reprezentant AKCENTA pentru a afla cum puteți să eficientizați la maximum bugetul alocat participării la un eveniment, tranzacționând inteligent și în avantajul companiei dumneavoastră.