În hățișul mereu schimbător al reglementărilor oficiale și neoficiale care guvernează sectorul de import-export, este absolut normal pentru o companie să greșească, cu atât mai mult cu cât legislația și interpretarea ei lasă loc prea multor necunoscute.
Se spune că greșeala este cel mai bun profesor și știm că deslușirea micilor detalii care vă ajută să vă simplificați viața ca importator se face în timp, iar uneori, după experiențe mai puțin plăcute.
Din fericire, orice greșeală poate fi evitată cu o informare punctuală despre ce tipuri de probleme apar de obicei în activitatea de import de bunuri/servicii și soluțiile recomandate pentru rezolvarea lor.
Pe câteva dintre acestea vă invităm să le descoperiți în articolul de față, pentru a le putea folosi cu ușurință în viitor.
1. Crearea stocurilor de mărfuri
Chiar și importatorii cu experiență îndelungată pot face stocuri fără acoperire, într-un context economic sau social atipic. Să luăm drept exemplu mult-discutatul Brexit.
De la 1 ianuarie 2021, companiile britanice vor fi supuse unor reglementări vamale noi și, chiar dacă nu se știe în prezent care vor fi termenii acordului dintre UE și Marea Britanie, este de așteptat ca cel puțin documentele solicitate în vamă să se schimbe radical.
Așa că, de teama întârzierilor birocratice preconizate pentru prima lună a anului 2021, importatorii britanici s-au grăbit să solicite partenerilor europeni stocuri mult mai mari de mărfuri decât în mod obișnuit.
Un prim efect, după cum notează Institutul de Export și Comerț Internațional al Marii Britanii (IOE&IT), este creșterea exagerată a prețurilor – o consecință firească a cererii crescute, având multiple efecte negative. Pentru importatori, este o cheltuială semnificativ mai mare pentru realizarea importurilor. Concret, IOE&IT notează o creștere de 20 % a comisioanelor vamale, fiind estimată majorarea a procentului până la final de an.
Fără a ne limita însă la Marea Britanie și situația ei specială, trebuie să amintim că importatorii care fac stocuri blochează astfel capital important, limitându-și capacitatea de creștere și de răspuns în fața unor situații neprevăzute. Mai mult decât atât, stocurile generează costuri suplimentare, precum cele de depozitare.
Este important de menționat și că, la momentul distribuției mărfurilor, stocurile creează alte două premise, în egală măsură nefaste:
- margini comerciale foarte mici pentru importatorii care nu reușesc să își asigure o piață de desfacere sau
- prețuri mai mari pentru consumatorul final, generate de necesitatea importatorilor de a evita pierderi financiare majore din nevânzarea stocurilor.
Așadar, chiar dacă un importator cu volume mari își poate permite uneori să facă stocuri, acest lucru nu este recomandat de regulă importatorilor mici și mijlocii. Ceea ce ne aduce la următorul punct din lista noastră – documentația vamală.
2. Prezentarea unei documentații incomplete sau incorecte în vamă
Probabil cea mai frecventă problemă cu care se confruntă importatorii de oriunde din lume, în special cei aflați la început de activitate.
Regula de bază este să vă familiarizați cu INCOTERMS - un acronim folosit pentru clauzele de comerț internațional (INternational COmmercial TERMS) reglementate de Camera Internațională de Comerț. Este o documentație detaliată și foarte stufoasă, nu întotdeauna accesibilă atunci când un importator are de rezolvat un caz punctual într-o procedură vamală.
Ceea ce trebuie să rețineți este că INCOTERMS determină ce costuri sunt suportate în cadrul vămuirii de către importator și ce costuri suportă expeditorul dintre cele asociate importului – taxe (TVA de exemplu), taxe vamale, costuri de transport și, dacă importul se face dintr-o țară non-UE, taxe de vămuire.
Să rămânem, însă, la partea practică! Mai jos am sintetizat câteva elemente esențiale de care trebuie să țineți cont în pregătirea documentelor:
- Factură fiscală sau factură proformă? Dacă importați bunuri cu valoare comercială, este obligatoriu să prezentați o factură fiscală care să conțină informații detaliate despre bunurile importate, inclusiv:
- Datele complete de identificare fiscală ale importatorului și companiei de la care au fost achiziționate bunurile. Nu uitați de codul TVA și de numărul EORI, despre care veți regăsi detalii în secțiunea care urmează;
- Condiția de livrare – un cod definit în INCOTERMS cu ajutorul căruia se indentifică modul de transport;
- Pentru fiecare linie din factură (bunuri sau servicii individuale ori grupate) se vor menționa:toate codurile tarifare ale mărfurilor (însumate)greutatea brută și netădescrierea exactă a mărfurilororigineadeclarația de valoare, inclusiv moneda
- toate codurile tarifare ale mărfurilor (însumate)
- greutatea brută și netă
- descrierea exactă a mărfurilor
- originea
- declarația de valoare, inclusiv moneda
- Țara de origine sau țara de achiziție? Atunci când importați bunuri din orice țară trebuie să știți țara de origine a bunurilor întrucât aceasta determină valoarea taxelor vamale și, uneori, anumite scutiri aplicate bunurilor importate. Atenție! Țara din care importați bunurile nu este neapărat și țara în care bunurile au fost produse. Asigurați-vă, la partenerul cu care colaborați, că deține toate aceste detalii și vi le poate pune la dispoziție.
3. Abordare relaxată a relațiilor cu partenerii de import-export
Când ați verificat ultima dată situația fiscală a partenerilor dumneavoastră de afaceri? În special a celor cu care aveți relații sporadice?
Insolvența, falimentul sau chiar cazurile mai grave, precum sechestrul judiciar pe activele unei societăți, au repercursiuni importante pentru companiile cu care societatea se află în relații de afaceri.
Din fericire, însă, aproape toate țările din lume au puse la punct sisteme de verificare online a statutului unei societăți și a situației financiare, pornind de la documentele depuse la înregistrarea companiei și până la raportările fiscale pe care orice persoană juridică are obligația să le depună anual. Iar dacă țara din care importați bunuri sau servicii nu pune la dispoziție acest serviciu, există servicii alternative private la care puteți apela.
Spre exemplu, o minimă verificare poate viza numărul EORI, obligatoriu pentru orice companie care importă în Europa bunuri din țări non-UE sau care exportă bunuri din Europa în țări non-UE.
Ce alte detalii este necesar să verificați:
- Modificări în structura acționariatului companiei cu care colaborați sau intenționați să colaborați;
- Raportările financiare la final de an (urmăriți, de exemplu, dacă partenerii dumneavoastră de afaceri înregistrează pierderi sau dacă au datorii prea mari la bugetul de stat care le-ar putea afecta într-un viitor apropiat activitatea).
Puteți extinde cercetarea dumneavoastră în mediul online la orice alte informații, inclusiv siteul de prezentare, review-urile pe Google sau activitatea pe rețelele sociale și profesionale.
Când sunt recomandate aceste verificări? Întotdeauna, înainte de a demara o colaborare cu un nou furnizor de produse și/sau servicii. Periodic, însă, documentarea îi poate viza și pe partenerii uzuali, ca metodă de prevenție, pentru o siguranță sporită în afacerea dumneavoastră.
4. Atitudine conservatoare în ce privește produsele și piețele noi
De multe ori, după ce ați acumulat suficientă experiență pe o nișă de produse și servicii, riscați să rămâneți ancorați în activitatea curentă.
Dintr-un anumit punct de vedere, decizia este bine argumentată: cunoașteți în detaliu produsele importate, știți care este structura competiției și dinamica ei. Mai mult, din postura de manager, vă puteți baza pe o suficientă predictibilitate a costurilor și a profitului.
În același timp, această atitudine împiedică dezvoltarea companiei dumneavoastră și riscă să ducă la plafonare, la scăderea cotei de piață și, inevitabil, la micșorarea marjelor comerciale.
Comerțul este într-o continuă evoluție și cele mai noi tendințe sunt date de preferințele în schimbare ale consumatorilor, indiferent că vorbim despre clienți persoane fizice sau companii.
De aceea, atunci când construiți strategia de dezvoltare pe termen mediu și lung, planificați lărgirea portofoliului de produse importate și identificarea unor noi potențiali parteneri de business. Tocmai pentru că ați pornit din timp această dezvoltare, sunteți de două ori în avantaj:
- Puteți derula activitatea de cercetare pe o perioadă mai îndelungată, controlând astfel costurile asociate;
- Vă puteți asigura resursele financiare necesare extinderii activității de import, folosind inclusiv instrumente de economisire.
5. Rigiditate în strategia financiară a companiei
Dacă ați ajuns la acest punct, putem presupune că dețineți o companie de import-export și derulați operațiuni financiare prin intermediul unei bănci. Probabil că, deși v-ați lovit de multe ori de birocrație și a fost nevoie să acceptați condiții financiare mai puțin favorabile, le-ați acceptat fie pentru că nu ați avut timp să căutați o alternativă, fie pentru că nu știați că aceasta există.
Relația dumneavoastră comercială cu banca a rămas aproape la fel de strictă ca în ziua în care ați deschis primul cont, iar termenii contractuali continuă să nu fie, în marea lor majoritate, negociabili.
Însă, asemeni sectorului în care activați și pe care îl cunoașteți atât de bine, sectorul financiar s-a transformat foarte mult în ultimii ani datorită noilor tehnologii digitale. Serviciile bancare clasice sunt completate în prezent (și chiar înlocuite) de cele oferite de fintech-uri precum AKCENTA.
Dacă în urmă cu 10 ani ați fi apelat la o casă de schimb valutar pentru a obține un curs mai bun decât cel oferit de bancă pentru o anumită monedă, acum tranzacțiile valutare le puteți face din siguranța propriului birou sau home office, fără comisioane ascunse sau, în unele situații, fără niciun comision.
Un alt aspect în care un fintech dedicat companiilor vă poate sprijini mai bine este cel al riscurilor valutare. Mai mult decât jucătorii din alte sectoare de activitate, importatorii sunt expuși fluctuației cursului valutar și riscă pierderi financiare importante atunci când nu pot controla acest aspect al activității lor.
Spre deosebire de o instituție bancară, un fintech vă poate oferi flexibilitate prin servicii avantajoase de plăți, inclusiv internaționale, dar și instrumente financiare care vă ajută să economisiți și să vă pregătiți afacerea pentru dezvoltarea pe care v-o doriți.
Este important să rămâneți deschiși opțiunilor pe care vi le oferă acum sectorul financiar și să vă informați frecvent despre noile servicii disponibile.
Următorul pas?
Se apropie finalul anului, un an neașteptat și dificil din multe puncte de vedere. Așadar, chiar dacă unele dintre cazurile despre care ați citit în acest articol v-au trezit amintiri mai puțin plăcute, este cel mai potrivit moment să extrageți din experiența anterioară doar amănuntele care vă sunt de ajutor și, pe baza lor, să reconfigurați planul de business pentru a vă asigura că totul va fi în regulă în tranzacțiile viitoare.
Iar dacă abia acum vă decideți să porniți o afacere de import-export, puteți lua startul în siguranță, având la îndemână informațiile cuprinse în acest mini-ghid de evitare a problemelor frecvente în domeniu.
