AES (Automated Export System) aduce schimbări importante în activitatea exportatorilor români

Din 2023, înregistrarea și completarea documentației vamale obligatorii pentru exportatorii europeni, deci și pentru cei români, se schimbă radical.

AES (Automated Export System) va intra în vigoare în luna decembrie a acestui an și încearcă să unifice și să adauge mai multă transparență în modul în care sunt efectuate exporturile din Uniunea Europeană.

Ca în cazul oricărui alt sistem nou, este bine să aveți cunoștințe despre el din timp și să vă pregătiți nu doar pentru beneficiile pe care acesta le promite, dar și pentru eventualele probleme inerente unui sistem de asemenea anvergură.

Principalele sisteme vamale pe care antreprenorii care derulează afaceri de comerț internațional trebuie să le aibă în vedere pentru 2023

În 2023, există câteva sisteme vamale principale de care trebuie să țineți cont în activitățile de import-export:

• Sistemul armonizat (SA): un sistem global de clasificare a mărfurilor utilizat în majoritatea țărilor din lume;
• Export Control System (ECS): un sistem electronic utilizat în Uniunea Europeană pentru gestionarea și controlul exporturilor către țările terțe;
• NCTS (New Computerized Transit System): un sistem utilizat în întreaga Uniune Europeană pentru gestionarea tranzitului vamal al mărfurilor pe teritoriul UE. Acesta permite înregistrarea și monitorizarea mărfurilor care se deplasează între diferite țări membre ale UE, inclusiv tranzitul către țările terțe;
• EMCS (Excise Movement and Control System): sistemul electronic utilizat în UE pentru gestionarea și monitorizarea mișcării mărfurilor supuse accizelor în interiorul Uniunii Europene;
• TARIC (Tarif Integrat Comunitar): bază de date online care conține toate reglementările tarifare și comerciale aplicabile în Uniunea Europeană.

Dincolo de acestea, există două noutăți vamale pe care importatorii și exportatorii trebuie să le știe.

Este vorba despre TRACES (Trade Control and Expert System), un sistem electronic dezvoltat de Comisia Europeană pentru gestionarea și monitorizarea fluxurilor de produse agroalimentare în interiorul Uniunii Europene (UE) și în relația cu țările terțe. Acesta asigură transparența și securitatea schimburilor comerciale, precum și aplicarea normelor sanitare, veterinare și fitosanitare. TRACES este deja obligatoriu în România din noiembrie 2022.

A doua noutate o reprezintă AES (Automated Export System).

Ce este AES (Automated Export System)

AES (Automated Export System) este un sistem electronic specific Statelor Unite ale Americii folosit pentru declararea mărfurilor destinate exportului.

Prin intermediul sistemului AES, exportatorii pot furniza informații detaliate cu privire la mărfurile exportate, inclusiv descrierea mărfurilor, valoarea, destinația, transportul și alte detalii relevante.

Începând cu decembrie 2023, toate statele membre ale Uniunii Europene vor fi obligate să folosească sistemul AES, cu excepția unor cazuri specifice, cum ar fi exporturile cu valoare redusă sau exporturile temporare.

Exportatorii sau persoanele autorizate să acționeze în numele acestora au obligația să se înregistreze în sistemul AES și să încarce electronic documentele pentru vămuire.

AES promite să faciliteze schimbul rapid și precis de informații între exportatori, autoritățile vamale și alte agenții guvernamentale, contribuind astfel la eficientizarea procesului de export și la conformarea cu reglementările guvernamentale.

De ce este important noul sistem AES și ce presupune acesta

AES face parte dintr-un sistem mai larg de control al exporturilor de pe teritoriul Europei, nevoia implementării lui fiind justificată de adoptarea și aplicarea noului Cod vamal al Uniunii Europene. Trecerea la noul sistem reprezintă ultima fază din tranziția la noul sistem de export aplicabil în spațiul UE și va fi obligatorie pentru toate țările UE care exportă mărfuri în afara teritoriului european.

Cele mai importante aspecte legate de înrolarea în noul sistem:

• Înregistrarea în sistem: exportatorii trebuie să se înregistreze în sistemul AES și să obțină un număr de înregistrare AES (AES filing code). Acest cod este utilizat pentru identificarea și declararea corectă a exporturilor;
• Corectitudinea datelor: exportatorii trebuie să furnizeze date precise și complete în sistemul AES. Este important să se furnizeze informații exacte despre mărfuri, valoare, destinație, transport și alte detalii relevante pentru a asigura o declarare corectă;
• Respectarea termenelor limită: exportatorii trebuie să respecte termenele-limită impuse de autoritățile vamale pentru declararea mărfurilor destinate exportului prin sistemul AES. Este important să se cunoască și să se respecte termenele-limită pentru a evita amenzi și întârzieri în procesul de export;
• Utilizarea corectă a codurilor și clasificărilor: exportatorii trebuie să utilizeze corect codurile și clasificările armonizate pentru a identifica și clasifica mărfurile în conformitate cu sistemul AES. Este important să se înțeleagă și să se aplice corect codurile și clasificările specifice;
• Păstrarea documentelor de export: Exportatorii trebuie să păstreze documentele relevante referitoare la exporturile realizate prin AES, inclusiv copii ale declarațiilor de export, facturi, documente de transport și alte documente relevante. Aceste documente pot fi solicitate ulterior pentru control și verificări.

Ce schimbări în bine aduce sistemul AES

Implementarea sistemului AES poate oferi numeroase avantaje exportatorilor. Iată câteva dintre ele:

• Automatizarea procesului de declarare a mărfurilor: AES permite automatizarea procesului de declarare a exporturilor, eliminând nevoia de a completa manual formulare și documente;
• Monitorizarea mai bună a fluxurilor comerciale: sistemul AES permite o monitorizare mai eficientă și mai precisă a fluxurilor comerciale. Autoritățile vamale și guvernamentale pot accesa informațiile în timp real despre exporturile înregistrate, facilitând verificarea și controlul adecvat al mărfurilor;
• Schimb de informații mai rapid și mai eficient: AES facilitează schimbul rapid și eficient de informații între exportatori, autorități vamale și alte părți implicate în procesul de export. Acest lucru conduce la o comunicare mai bună și la o gestionare mai eficientă a tranzacțiilor comerciale;
• Reducerea costurilor administrative: prin automatizarea procesului de raportare și eliminarea nevoii de a utiliza documente fizice, implementarea AES poate duce la reducerea costurilor administrative asociate exporturilor.

Nu în ultimul rând, exportatorul (sau reprezentantul acestuia) nu mai are obligația tipăririi declarației vamale, documentele se vor anexa la declarația vamală exclusiv în format electronic și, tot prin AES, se va acorda liberul de vamă, în mod automat, dacă declarația vamală este selectată fără control în vamă.

Potențialele probleme ale tranziției la sistemul AES

Noul sistem este testat de mai mulți ani, astfel că există la acest moment și o analiză a impactului negativ. La ce dificultăți vă puteți aștepta? Iată câteva dintre acestea:

• Implementarea și configurarea sistemului AES pot fi complexe și necesită o pregătire adecvată. Exportatorii pot întâmpina dificultăți în înțelegerea și adaptarea la cerințele și fluxurile de lucru specifice ale sistemului. O parte din documentație este deja pusă la dispoziția exportatorilor români prin intermediului platformei online a Autorității Vamale din România.
• Costuri inițiale și de întreținere: implementarea sistemului AES poate implica costuri inițiale semnificative, cum ar fi achiziționarea software-ului și a echipamentelor necesare. De asemenea, există costuri continue pentru întreținerea și actualizarea sistemului în funcție de evoluțiile și schimbările legislative;
• Necesitatea pregătirii și formării personalului: utilizarea eficientă a sistemului AES necesită pregătire și formare adecvată pentru personalul implicat în gestionarea exporturilor. Aceasta poate implica costuri suplimentare și timp dedicat instruirii angajaților;
• Dependența de infrastructura IT: implementarea AES presupune o infrastructură IT robustă și funcțională, inclusiv conexiune la internet și echipamente adecvate. Eventualele probleme tehnice sau de conectivitate pot duce la întreruperi și erori în procesul de declarare a mărfurilor și la întârzieri în gestionarea exporturilor.
• Conformarea cu cerințele legale: deși AES facilitează conformitatea cu reglementările vamale și comerciale, exportatorii vor fi în continuare responsabili de respectarea tuturor cerințelor legale aplicabile. Utilizarea sistemului AES nu garantează automat conformitatea totală și poate fi necesară o atenție suplimentară pentru a evita sancțiunile și amenzile pentru încălcarea legislației în materie;
• Necesitatea actualizării și adaptării continue: reglementările și cerințele vamale și comerciale pot suferi schimbări periodice. Exportatorii trebuie să fie pregătiți să actualizeze și să adapteze sistemul AES pentru a reflecta aceste schimbări și pentru a fi la curent cu noile cerințe.

Sancțiunile preconizate pentru nerespectarea cerințelor AES

Nerespectarea cerințelor sistemului AES (Automated Export System) poate avea consecințe negative pentru exportatori. Iată câteva dintre pierderile posibile:

• Amenzi și penalități: Ca orice sistem obligatoriu, AES vine la pachet cu o serie de sancțiuni pentru neaplicarea corectă și completă a reglemetărilor UE, completate de legislația națională adecvată;
• Întârzieri în procesul de export: neconformarea poate duce la întârzieri în procesul de export, iar autoritățile vamale vor putea, în orice moment, să solicite documentație suplimentară, să efectueze inspecții sau chiar să rețină bunurile în cazul în care există suspiciuni de nereguli. Firește, toate aceste lucruri vor genera un efect de domino negativ sub multiple forme: potențiale penalități în contractele cu partenerii internaționali, scăderea credibilității companiilor exportatoare pe piețele extra-comunitare, tarife și comisioane suplimentare aplicate plăților/încasărilor efectuate cu întârziere.

Cum să faceți mai ușoară tranziția către AES

Există două abordări posibile în fața oricărui sistem nou: reziliență, în sensul amânării pe cât posibil a implementării sistemului sau adaptare, ceea ce presupune o pregătire atentă și din timp a migrării. Dacă aveți o afacere care exportă mărfuri către țări din afara Uniunii Europene putem presupune că veți alege cea de-a doua variantă: adaptarea.

Chiar dacă tranziția către AES nu este simplă, modul de funcționare a sistemului este deja cunoscut, iar Uniunea Europeană pune la dispoziție chiar și un modul e-learning despre Sistemul automatizat de export (AES) – Faza 1. Dincolo de birocrație, este important să rămâneți focusați pe afacere și, mai ales, pe ceea ce vă ajută să diminuați sau să eliminați vulnerabilitățile din procesul de trecere la noul sistem.

Așa cum aminteam anterior, întârzierile în procesul de transport sunt cele pe care veți dori să le evitați de la bun început, fiindcă efectele negative sunt pe mai multe niveluri: de la timpii crescuți ai procedurilor vamale, un risc evident, până la costurile ascunse ale întârzierilor, precum variația în defavoarea dumneavoastră a cursului de schimb pentru moneda în care ați contractat exportul de mărfuri.

Vă recomandăm, deci, să demarați cât mai curând tranziția business-ului dumneavoastră către Sistemul Automat de Export – AES.

Nu uitați! Reprezentanții noștri vă stau la dispoziție în orice moment doriți să aflați mai multe despre diminuarea pierderilor pe care afacerea dumneavoastră le-ar putea suferi din cauza volatilității cursului valutar, fie prin oferte personalizate de schimb, fie prin instrumente de acoperire a riscului valutar care vă ajută să planificați mai bine costurile plăților și încasărilor internaționale.